Japani - lyhyt oppimäärä by Jarkko Sanisalo

Japani eroaa kulttuuriltaan ja tavoiltaan hyvin paljon länsimaisista ja suomalaisista elämäntavoista. Onnistuneiden ja uusien suhteiden luomisen vuoksi tutustuminen japanilaiseen liiketapakulttuuriin on välttämätöntä. Ensikontaktilla on suuri vaikutus japanilaisessa liike-elämässä, sen onnistuminen ratkaisee usein, miten uusi liikesuhde lähtee liikkeelle ja millä tasolla. Japanilaiset kunnioittavat hyviä tapoja ja ne ovat hyvin tärkeä osa japanilaista yhteiskuntaa, joten kannattaa hieman miettiä omia käytöstapojaan.

Henkilökohtainen esittely jonkun japanilaisessa liike-elämässä mukana olleen liiketuttavan välityksellä on Japanissa yleinen ja hyväksi osoittautunut tapa. Ilman välimiestä yhteydenotto saattaa olla hyvinkin vaikeaa.

Käyntikortit

Käyntikorttien käyttö Japanissa on välttämätöntä, sillä niitä tarvitaan aina ja joka paikassa. Käyntikorttien ojentamisessa on omat sääntönsä. Ojennettaessa kortin on oltava käännettynä saajaa kohti. Kortti annetaan kaksin käsin heti tapaamisen alussa ja se otetaan vastaan myös kaksin käsin. Lisää vaikeutta tapaan tuo se, että molemmat osapuolet ojentavat yhtä aikaa kätensä toisiaan kohti. Erittäin tärkeää on saadun kortin tutkiminen tarkasti. Sen laittaminen suoraan taskuun tulkitaan hyvin röyhkeäksi eleeksi. Kortit tulisi painattaa mielellään kaksikielisenä siten, että kääntöpuolella näkyy nimen japaninkielinen versio (=lausuntatapa). Käyntikortti annetaan heti ensitapaamisella.

Tärkeää on muistaa, että neuvotteluissa käytetään aina vain sukunimiä, ei koskaan etunimiä. Sukunimen perään lisätään yleensä -san, joka on Japanissa hyvin yleinen tapa ilmaista kohteliaisuutta. (esim. Virtanen-san).

Kättely

Kätteleminen ei ole kovin tavanomaista japanilaisissa tapaamisissa. Vain aikaisemmin kansainvälisessä liiketoiminnassa toimineet japanilaiset ovat tottuneet kättelemään. Kättelyn sijasta useimmiten vain kumarretaan. Aloite tässä asiassa kannattaa jättää japanilaiselle osapuolelle; mikäli hän ojentaa kättä, niin tietenkin kätellään, mutta muutoin kumarretaan.

Kumarrukset

Kumarrus ja sen suorittaminen ovat tärkeitä asioita japanilaisissa liiketavoissa. Oikeaoppinen kumarrus lähtee alaselästä, pelkkää pään nyökyttämistä ei katsota kovin suopealla silmällä, sillä sitä ei pidetä kohteliaana tapana. Mitä syvempi ja pidempi kumarrus, sitä kunnioittavampi on vaikutus. Kuitenkin tavallisten asiakkaiden kanssa riittää lyhyt kumarrus, ei pidä liioitella. Katse siirtyy yleensä mukana kohti lattiaa kumartaessa.

Pukeutuminen

Pukeutuminen on liike-elämässä konservatiivista. Tumma puku on normaalikäytäntö. Takin riisuminen ja hihojen kääriminen on sallittua enintään virastojen ja työpaikkojen sisällä. Kesällä paidan hihat voivat olla lyhyet, ja joskus voidaan olla jopa ilman solmiota. Tapaamisissa kannattaa mieluummin ylipukeutua kuin riskeerata tilanne liian rennolla asulla.

Kengät

Kengät otetaan pois vierailtaessa kodeissa ja joskus yrityksissä. Japanilaisen kodin eteisessä on oven luona matala tasanne, josta noustaan itse huoneeseen vasta kun kengät on otettu pois jalasta. Tilalle laitetaan aina tohvelit, joita jokaisessa japanilaisessa kodissa on varattuna vieraskäyttöön. Omat ulkokengät jätetään aina niin päin, että kengänkärjet osoittavat ulko-ovea kohti. Tohveleita on käytettävä, koska niiden jättäminen pois tulkitaan epäkohteliaisuudeksi.

Kiittäminen

Japanissa kiitetään koko ajan ja joka välissä, aina kun jotain pientä on luvattu. Etenkin erottaessa kiitellään monta kertaa ja kauan aikaa. Kiittämisseremoniat voivat lyhytsanaisesta suomalaisesta tuntua ylitseampuvilta, mutta japanilaisille ne ovat tärkeä ja yhtä luonnollinen asia kuin meille kätteleminen.

Yhteydenpito

Japanilaisiin liikekumppaneihin on tärkeää pitää yhteyttä säännöllisesti. Jos yhteydenpidossa on pitkä katkos, voi japanilainen kumppani ihmetellä, onko yritys sittenkään kiinnostunut yhteistyöstä. Neuvottelut käydään yleensä päällikkötasolla. Samanarvoisessa asemassa olevat henkilöt neuvottelevat keskenään. Tapaamisten ja neuvottelujen tarkoituksena ei välttämättä ole aina liikeasioista keskustelu. Neuvotteluilla voidaan luoda luottamuksellisia suhteita, joiden suojassa käytännön liikeasiat etenevät joustavasti.

Liikesuhteiden ylläpitäminen

Japanin tapakulttuuri on voimakkaasti hierarkkinen: kunnioitusta osoitetaan kielellisesti ja käyttäytymisellä. Kohteliaisuuskäytäntöihin vaikuttavat pääsääntöisesti ikä, työhistorian pituus, arvoasema yrityksessä sekä sukupuoli.
Henkilösuhteet ovat japanilaisille hyvin tärkeitä ja merkityksellisiä. Niiden hoitaminen on edellytys luottamuksen ja hyvien tulosten aikaansaamiseksi. Tärkeää on, että japanilaiseen yritykseen suhteet luonut henkilö hoitaa niitä jatkossakin. Tapaamiset ovat myös edellytys suhteiden ylläpitämiseen. Suomalaisen osapuolen on käytävä Japanissa vähintään kaksi-kolme kertaa vuodessa, vaikka japanilainen liikekumppani kävisikin Suomessa säännöllisin väliajoin. Vaikka ratkottavana ei olisikaan ongelmia, matkat Japaniin ovat välttämättömiä, koska sillä tavoin suomalainen osapuoli osoittaa sitoutumisensa maahan.

Neuvottelutyyli

Ensimmäisen neuvottelukerran jälkeen ei kannata olla liian optimistinen tulosten suhteen. Jos tuntuu, että kiinnostusta löytyy, kannattaa suhdetta pitää yllä. Henkilöiden välinen luottamus ja toistensa yritysten perinpohjainen tunteminen on edellytys sopimusten syntyyn.

Vältä silmiin katsomista japanilaisten kanssa, erityisesti ns. silmäpeliä. Vaikka länsimaissa tämänkaltainen koetaan usein harmittomana flirttailuna, japanilaiset kokevat silmiin katsomisen epäkohteliaana.

Neuvottelut tulisi aloittaa aina kohteliaasti kyselemällä kevyesti kuulumisia ja vaihtamalla esim. säätiedotuksia. Varsinaiset neuvottelut voidaan aloittaa kohteliaisuuksien jälkeen. Ensimmäisessä tapaamisessa kumpikin osapuoli esittelee oman yrityksensä ja oman taustansa, minkä jälkeen siirrytään asiaan. Neuvottelu tulisi lopettaa kevyesti kyselemällä esim. jotain yleisluontoista vastapuolen yrityksestä.

Henkilökohtaisia asioita ei saa udella, sillä japanilainen ei ole tottunut puhumaan omista perheasioistaan ulkopuolisten kanssa. Japanilaisilla on itsestään kaksi käsitettä, jotka kuvaavat persoonaa ja käyttäytymistä: honne (todellinen minä) ja tatemae (julkisivuni). Näihin käsitteisiin perustuu japanilaisten käyttäytyminen myös neuvottelutilanteessa. Todellinen minä eli honne määrää japanilaisen käyttäytymisen periaatteet, mutta toinen osapuoli näkee vain julkisivun eli tatemaen. Tämän vuoksi neuvottelu japanilaisen kanssa saattaa tuntua kovin hitaalta, vaikealta ja paikallaan junnaamiselta. Japanilaiseen kulttuuriin kuuluu, että todellisia tunteita (kuten myöskään todellista minää) ei saa tuoda esiin, vaan on pidettävä tiu-kasti kiinni hyvästä julkisivusta. Neuvottelutilanteessa japanilaisen honne haluaa päästä nopeasti asiaan, mutta tatemae pelkää konflikteja. Japanilaista ei saisi koskaan asettaa neuvotteluissa tilanteeseen, josta hänellä ei ole ulospääsyä. Jos hän on joutunut kiusalliseen tilanteeseen, hän todennäköisesti välttää uusia neuvotteluja. Asioiden eteenpäinvieminen hankaloituu huomattavasti.

Kielitaito

Vaikka Japanissa kaikki opiskelevat englantia koulussa, kieltä hyvin taitavia on melko harvassa. Tapaamisiin suositellaan mukaan tulkkia väärinkäsitysten välttämiseksi.  Japanilainen kirjoitusjärjestelmä perustuu tavuihin (a-i -u-e-o-ka-ki-ku-ke-ko-sa-si jne.). Tämä tavujakoinen ääntäminen pätee kaikkiin kieliin, minkä vuoksi japanilaisten englannin ääntäminen saattaa olla hyvinkin vaikeaselkoista. Esimerkiksi joulu (christmas) lausutaan japanilaisesti ”kurisumasu”, jäätelö (ice cream) on ”aisukuriimu” ja kahvi (coffee) on ”koohii”. Japanin kielessä ei myöskään ole erikseen l- ja r-kirjaimia, vaan ne tavallaan sulautuvat yhteen yhdeksi äänteeksi, ikään kuin niiden puoliväliksi. Mikäli joku sana ei kuulosta tutulta, kannattaa vaihtaa ällät ärriksi ja päinvastoin, jotta sanan merkitys selviäisi.

Kyllä- ja ei-sanat

Kyllä on japaniksi ”hai”, mutta japanilaisen käyttäessä sanaa keskustelussa, sillä ei tarkoiteta samaa kuin Suomessa. Kyllä-sanalla on japaninkielessä paljon löyhempi merkitys: ”Kyllä, ymmärrän mitä tarkoitat” ei silti merkitse, että japanilainen on välttämättä samaa mieltä.

Ei-sanaa ei käytetä juuri ollenkaan, sillä sitä pidetään epäkohteliaana. Yleensä kielto yritetään tehdä paljon monimutkaisemmin ja kohteliaammin. Yksinkertainen tapa on sanoa, että ”asia on erittäin vaikea”, mikä käytännössä tarkoittaa, että se on mahdotonta.

Japanissa asiat jaetaan kolmella

Japanilaisessa kulttuurissa pidetään kahdella jaettavia asioita huonoa onnea tuottavina. Siksi esimerkiksi tatamimatot ovat huoneessa aina sen kokoisia, että kulmakohdissa kolme maton kulmaa koskee toisiaan. Myös wc-paperin ensimmäisen pala taitellaan kolmioksi, kuten myös lahjapaperit paketeissa.

Muutama etikettivinkki:
•    Pieni kumarrus on kohtelias tervehdys. Kumartamisen etiketti on mutkikas, mutta ulkomaisen ei oleteta sitä tuntevan.
•    Japanissa ei voi koskaan pyytää liikaa anteeksi (sumimasen/suimasen) tai sanoa liian monta kertaa kiitos (arigatoo).
•    Älä hae katsekontaktia tai katso silmiin.
•    Japanilaisia puhutellaan työyhteisössä mieluummin ammattinimikkeillä nimen sijaan.
•    Tatuoinnit yhdistetään yakuza-gangstereihin. Sääntöä sovelletaan yleensä terveellä järjellä ulkomaalaisiin.
•    Älä syö tai juo kävellessäsi.
•    Älä tupakoi kävellessäsi.

Tapaamisen jälkeen on muistettava lähettää kiitoskirje, jolla luodaan pohjaa seuraaville tapaamisille. Jos jättää kiitoskirjeen lähettämättä, uskoo japanilainen, että hänen yrityksensä ei ollut tarpeeksi kiinnostava.

Lahjat kuuluvat normaaliin liikekäytäntöön. Hinnalla ei niinkään ole väliä, tärkeintä on itse ele. Suosituimpia suomalaisia lahjoja ovat mm.: CD-levyt, perinteiset suomalaiset puiset koriste-esineet, puiset käyttötavarat, lasiesineet.

Puukkojen viemistä ei suositella, sillä japanilainen neuvotteluosapuoli saattaa tulkita eleen vaaralliseksi ja hyökkääväksi. Japanissa veitsen antaminen lahjaksi merkitsee ystävyyden loppumista.